Презентация - Работа секретаря по бездокументному обслуживанию в организации


Работа секретаря по бездокументному обслуживанию в организацииРабота секретаря по бездокументному обслуживанию в организацииРабота секретаря по бездокументному обслуживанию в организацииРабота секретаря по бездокументному обслуживанию в организацииРабота секретаря по бездокументному обслуживанию в организацииРабота секретаря по бездокументному обслуживанию в организацииРабота секретаря по бездокументному обслуживанию в организацииРабота секретаря по бездокументному обслуживанию в организацииРабота секретаря по бездокументному обслуживанию в организацииРабота секретаря по бездокументному обслуживанию в организацииРабота секретаря по бездокументному обслуживанию в организацииРабота секретаря по бездокументному обслуживанию в организацииРабота секретаря по бездокументному обслуживанию в организацииРабота секретаря по бездокументному обслуживанию в организации
На весь экран

Слайды и текст этой презентации

Слайд 1

ГБПОУ города Москвы «Спортивно-педагогический колледж» Департамента спорта и туризма города Москвы
Презентация
«Работа секретаря по бездокументному обслуживанию в организации»
Выполнил: преподаватель информатики Макеева Е.С.
Москва 2017

Слайд 2

Содержание
Введение
Рациональное планирование времени и работы руководителя
Техника общения по телефону
Прием сотрудников
Организация совещаний
Организация приемов
Имидж секретаря

Заключение
Прием посетителей из других организаций
Прием командированных
Деловой этикет
Список литературы

Слайд 3

Введение

Слайд 4

Способность отделить главное от второстепенного в работе часто отсутствует у многих руководителей. Эту проблему секретари решают путем выявления смысла работы из круга выполняемых ими обязанностей, вместо того, чтобы в соответствии с логикой поступать наоборот. Главное в любом деле можно найти только обладая критерием важности, то есть умение определять различные по значению цели: общие, частные. Поэтому необходимо выработать в себе способность как можно быстрее и точнее это сделать.
Рациональное планирование времени и работы

Слайд 5

Техника общения по телефону

Слайд 6

Организуя прием сотрудников своего предприятия по текущим вопросам, секретарь должен очень хорошо знать структуру предприятия, иметь представление о его деятельности, знать распределение обязанностей и вопросов между руководящими работниками.
Секретарь должен довести до сведения всех сотрудников предприятия часы приема по текущим вопросам. Он должен хорошо знать сотрудников, которые имеют доступ к руководителю в любое время.
Прием сотрудников

Слайд 7

Прием посетителей из других организаций должен быть заранее подготовлен секретарем. Время приема должно быть согласовано и удобно как для посетителя, так и для руководителя. Секретарь должен заранее поставить в известность руководителя о вопросе, который будет решаться во время встречи. В ряде организаций, особенно государственных, принята практика предварительной записи посетителей в специальный журнал, в котором указывают: Ф.И.О., должность посетителя, организацию, телефон, вопрос, который подлежит обсуждению, дату и время приема.
Прием посетителей из других организаций

Слайд 8

Организуя прием командированных работников, секретарь должен узнать:
Если на прием прибывает делегация, то секретарю следует заранее позаботиться о выделении сотрудника, который будет сопровождать ее. При прибытии иностранной делегации секретарь должен позаботиться о наличии переводчика и сувениров для членов делегации.
Прием командированных

Слайд 9

Для успешного проведения, плодотворной работы его участников и оперативного обсуждения вопросов большое значение имеют своевременная подготовка, размножение и рассылка участникам документов. Все предполагаемые к совещанию документы должны быть собраны не менее чем за 48 часов и размножены и разосланы за 24 часа до совещания. Участники совещания регистрируются. Одновременно с регистрацией желательно проводить и проставление отметок на командировочных удостоверениях. При проведении совещания с ограниченным числом участников секретарь встречает их перед входом в помещение, где будет проходить совещание, приветствует каждого и приглашает пройти на совещание.
Организация совещаний

Слайд 10

Любой прием должен быть предварительно подготовлен самым тщательным образом. В подготовку приема входят: выбор вида приема, составление списка приглашаемых лиц, рассылка приглашений, составление плана рассадки за столом на завтраке, обеде или ужине.
Размещение приглашенных можно в соответствии с заготовленными карточками с указанием фамилий. Правая сторона от хозяина приема по этикету является более почетной нежели левая. Поэтому старшему по положению гостю и дамам предлагают место по правую сторону от себя. В международной практике принято, что две разные делегации размещаются лицом к лицу по обе стороны стола. Руководители делегаций располагаются в центре, секретари – на торцах стола. Этого правила можно придерживаться и в случае приемка гостей из российских фирм.
Организация приемов

Слайд 11

Под ним в данном случае надо понимать опрятный, красивый, но не броский внешний вид, умение держаться в деловой и неформальной обстановке, высокопрофессиональный стиль работы с документами и общения с людьми, содержание в порядке рабочего места и подсобных технических средств, внятную, грамотную и тактичную речь, бережное отношение к людям, хорошее настроение и, как венец всего, - укрепление авторитета фирмы, ее репутации у клиентов.
Имидж секретаря

Слайд 12

В приемной руководителя бывает множество посетителей, и от знания и соблюдения секретарем правил деловой этики зависит имидж ее руководителя и организации в целом. Соблюдая деловой этикет, секретарь одновременно служит положительным примером и для посетителей, и для сотрудников.
Приветствие Секретарь приветствует доброжелательной улыбкой всех, кто заходит в приемную. Особое правило: секретарь приветствует своего руководителя, руководителя высшего ранга и почетных гостей, вставая из-за рабочего стола, если видит их в этот день впервые
Представление. Секретарь может представлять своему руководителю всех посетителей, кроме непосредственного вышестоящего руководства. Выполняя деловые поручения, секретарь должен и сам представиться.
Деловой этикет

Слайд 13

В заключении мне бы хотелось сказать о личных качествах секретаря и о его роли в работе с руководителем. Важными факторами успеха работы личного секретаря является умение вести себя с людьми и способность создать впечатление, повышающее авторитет руководителя. Секретарь должен быть важным звеном в системе контактов своего руководителя, обеспечивая эффективную связь и своевременное принятие необходимых мер. Секретарь является личным представителем своего руководителя, и выполнение этой ключевой роли требует умения производить благоприятное впечатление на работников организации и представителей других фирм.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Слайд 14

Список используемой литературы
Андреева В. И. «Делопроизводство. Организация и ведение»; М.: «Юстицинформ» 2009г. Басаков М. И. «Справочник секретаря-референта»; М.: «Дрофа», 2007г. Березина Н. М., Е. П. Воронцова, Л. М. Лысенко «Современное делопроизводство»; М.: «Дело» 2007г. Бондарева Т. Н. Секретарское дело. М., «Высшая школа», 2007 г. Богатая И.Н., Кузнецова Л.Н. Делопроизводство и бухгалтерия: Учеб. Пособие. - М.: «Дело», 2009г. Вигера А. М., Дорофеева О. П. , Губская Е. К. «Секретарское дело». М.: «Дрофа» 2007г. Коссов И.А. Правовые требования к оформлению документов «Секретарское Дело». М.: «АСТ» 2007г. Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. – 2-е изд. – М.: «ИНФРА-М», 2008г. Кузнецов И. Н. «Секретарское дело». М.: «Интел-Синтез» 2008г. Кузнецова Т.В. Составление и оформление служебных документов. М.: «Интел-Синтез», 2006г. Пономарев И.Б. Конфликты в деятельности и общение работников органов внутренних дел. – М.: «Академия», 2008г. Рогожин М. Ю. «Настольная книга секретаря».; М.: «Лотос» 2009г. Фельзер А.Б., Миссерман М.М. Делопроизводство: Справочное пособие. –М.: «АСТ», 2009г.