Презентация - ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования

Международной организацией по стандартизации (ИСО) в 2001 году принят межгосударственный стандарт ИСО 15489:2001 «Информация и документация — Управление документацией» ( ISO 15489:2001 Information and documentation — Records management ), который регламентирует управление документами любого формата и на любых носителях, создаваемых и получаемых различными организациями в процессе их деятельности.

Стандарт идентичен международному стандарту ISO 15489-1:2001 Информация и документация. Управление записями. Общие требования. ( Information and documentation . Records management . General ).

Распространяется на управление документами (всех форматов и на всех носителях), создаваемыми или получаемыми государственной, коммерческой или общественной организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена обязанность создавать и сохранять документы.

Содержит руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и управления окружающей средой в соответствии с национальными стандартами ГОСТ Р ИСО 9001 и ГОСТ Р ИСО 14001;

ИСО 5127—2002. Информация и документация. Словарь; ИСО 5963—85. Документация. Методы анализа документов, определения их темы и подбора индексированных терминов для составления указателей; ИСО 9001—2000. Системы менеджмента качества. Требования; ИСО 14001—96. Системы управления окружающей средой. Требования и руководство по применению.

Содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций. Содержит методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами.

Стандарт предназначен для: - руководителей (менеджеров) организаций, - специалистов в области управления документами, информацией и технологиями, - сотрудников (персонала) организаций, - физических лиц, обязанных создавать и хранить документы.

Документ ( document , records ) - зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

4.2.3 Управление документацией Документами системы менеджмента качества необходимо управлять. Записи – специальный вид документов и ими надо управлять согласно требованиям, приведенным в 4.2.4.

4.2.4 Управление записями Записи должны вестись и поддерживаться в рабочем состоянии для предоставления свидетельств соответствия требованиям и результативности функционирования системы менеджмента качества.

3.7.2 Документ - информация и соответствующий носитель. 3.7.6 Запись - документ , содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности. 3.7.1 Информация - значимые данные.

Документ ( document , records ) - зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности

Управление документами ( records management ) - совокупность планомерных, эффективных и результативных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях в целях доказательства проведения деловых (управленческих) операций;

Система управления документами ( records system ) - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), управление документами и доступ к ним. Информационная система - совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств ( ФЗ от 27.07.2006 № 149-ФЗ) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»)

Метаданные ( metadata ) - данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление ими. ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008. ССИБИД. Процессы управления документами. Метаданные для документов.

Регистрация ( registration ) - присвоение документу уникального идентификатора при его вводе в систему. Уничтожение ( destruction ) - ликвидация документов без какой-либо возможности восстановления

1. Общие положения; 2. Требования к документам; 3. Требования к системе управления документами; 4. Требования к процессам управления документами.

Политика управления документами; Ответственность; Мониторинг и аудит в системе управления документами; Обучение в области управления документами.

Организация, стремящаяся к соблюдению требований настоящего стандарта, должна принять, документально фиксировать, поддерживать и распространять принципы политики, процедуры и практику управления документами.

Должна быть: документально зафиксирована; одобрена на высшем уровне принятия управленческих решений; распространена во всей организации; регулярно пересматриваться; распределена между всеми сотрудниками организации; отражена в должностных инструкциях и иных нормативных документах организации.

Ответственность распределяется между: Специалистами в области управления документами; Руководством; Администраторами системы управления документами; Сотрудниками организации.

Мониторинг – система наблюдения и контроля. Задачи мониторинга: контроль качества и эффективности работы системы управления документами; контроль исполнения пользователями своих функций при взаимодействии с системой.

Аудит – независимая проверка. Аудит: внутренний и внешний. Аудит системы управления документами проводится раз в год. Необходимость проведения аудита может быть вызвана определенным событием. Аудит призван контролировать выполнение принятых в организации норм и правил в сфере управления документами, соответствие их поставленным целям и соответствие законодательству при осуществлении операций .

Аудит призван контролировать выполнение принятых в организации норм и правил в сфере управления документами, соответствие их поставленным целям и соответствие законодательству при осуществлении операций.

Если организация работает по СМК, порядок и периодичность проведения аудита устанавливаются Руководством по качеству. В противном случае организации следует разработать и утвердить нормативный документ, определяющий порядок проведения аудита.

Проведение мониторинга и аудита предусматривает документирование всех действий и их результатов. Результаты мониторинга отражаются в системных протоколах (отчетах). Результаты аудита отражаются в заключении , содержащем при необходимости рекомендации (предложения) по модификации системы управления документами.

Долгосрочная программа обучения в области управления документами; Обучение управлению документами должно охватывать всех руководящих, штатных, временных работников, лиц, работающим на общественных началах и других лиц.

Документ должен быть: - аутентичным; - достоверным; - целостным; - пригодным для использования.

Организации должны: - разрабатывать перечни документов для каждого процесса деловой деятельности и требования к информации, подлежащей включению в документы; - форму и структуру создаваемых и включаемых в систему документов; - требования к составу метаданных , их структуре и управлению ими;

П. 7.2.1. стандарта: Документ должен содержать или постоянно быть связан с метаданными, отражающими операции совершаемые с документом в процессе деловой деятельности. При этом: а) структура документа, его формат и взаимосвязи между составляющими документ элементами, должна оставаться неизменной, не искаженной метаданными,

П. 7.2.1. стандарта: б) в метаданных о документе должен быть отражен контекст его создания, получения и использования документа (в том числе процесс деловой деятельности, частью которого является данная операция, дата и время данной операции и ее участники), в) в метаданных о документе должны быть представлены связи между отдельными документами, составляющими в совокупности единый комплекс документов.

Следовательно, положения стандарта устанавливают требования к электронным документам: - документам, созданным в электронно-цифровой форме; - документам, созданным на бумажном носителе, но введенным в систему управления документами методом сканирования.

Правила создания документов и метаданных о документах и их включения в систему управления документами должны быть инкорпорированы в процедуры, регулирующие все процессы деловой деятельности, для которых требуется доказательство осуществления действий.

Стандарт устанавливает: - общие положения; - характеристики систем управления документами; - методику проектирования и внедрения системы управления документами.

Стратегия внедрения системы управления документами основывается на: - принципах политики, процедурах и правилах документирования, - проектировании и внедрении систем управления документами, соответствующих текущим потребностями организации и нормативной среде.

Процедура внедрения системы управления документами по ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, в целом, соответствует ГОСТ 34.601-90 «Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Стадии создания».

8 стадий создания АС: 1. Формирование требований к АС; 2. Разработка концепции АС; 3. Техническое задание (ТЗ); 4. Эскизный проект; 5. Технический проект; 6. Рабочая документация; 7. Ввод в действие; 8. Сопровождение АС.

1. Предварительное обследование; 2. Анализ деловой деятельности; 3. Определение требований к документам; 4. Оценка существующих систем; 5. Обеспечение соблюдения требований к документам; 6. Проектирование системы; 7. Внедрение системы; 8. Обследование после внедрения.

Процессы управления документами: - экспертиза документной информации; - определение сроков хранения документов; - включение документов в систему управления документами; - регистрация; - классификация; - индексирование; - хранение и обращение с документами; - доступ; - контроль документооборота; - отбор и передача документов на последующее хранение или уничтожение; - документирование процессов управления документами.

Организационные мероприятия: 1. Создание рабочей группы по подготовке плана организационно-технических мероприятий по внедрению стандарта; 2. Издание приказа о внедрении ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007 и утверждение плана; 4. Реализация мероприятий, предусмотренных планом организационно-технических мероприятий; 3. Приемка результатов внедрения ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007. 4. Акт о внедрении ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007.

Рабочая группа: Председатель - заместитель руководителя организации, курирующий вопросы информации и документации; Члены: руководитель службы ДОУ, руководитель архива организации (работник, ответственный за архив), руководитель подразделения менеджмента качества, руководитель подразделения информационных технологий. В состав рабочей группы могут включаться специалисты функциональных подразделений организации.

План организационно-технических мероприятий 1. Совершенствование и развитие организационно-функциональной структуры службы ДОУ; 2. Совершенствование и развитие нормативной базы ДОУ организации; 3. Совершенствование и развитие процессов документационного обеспечения деятельности организации; 4. Совершенствование (внедрение) и развитие систем управления документами в организации; 5. Мониторинг и аудит системы управления документами; 6. Обучение работников организации

Устанавливаются требования к: - созданию документов; - хранению документов; - доступу к документам; - обеспечению сохранности документов; - системам управления документами; - инструментам и процедурам управления документами.

Стандарт устанавливает принципы поддержки и управления метаданными, необходимыми для управления документами. Эти принципы применяются к: - документам и их метаданным; - всем процессам, которые их затрагивают; - любой системе, в которой они хранятся; - любой организации, ответственной за управление ими.