Презентация - Конфиденциальное делопроизводство

Конфиденциальное делопроизводство

1. Нормативная база конфиденциального делопроизводства (КД) 2. Организация КД 3. Технологии работы с документами, содержащими информацию конфиденциального характера

Законодательство РФ Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть 4 (ФЗ от 18.12.2006 № 230-ФЗ). Уголовный кодекс Российской Федерации (ФЗ от 13.06.1996 № 63-ФЗ). Ст. 138, 140, 183, 237, 272, 283, 284, 287, 310. Трудовой кодекс Российской Федерации (ФЗ от 30.12.2001 № 197-ФЗ). Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации". Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ "О коммерческой тайне". Федеральный закон от 27.07.2006 № 153-ФЗ "О персональных данных". Указ Президента Российской Федерации от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера». Постановление Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233 «Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти».

Нормативная база КД Федеральное законодательство Локальные нормативные акты, обеспечивающие информационную безопасность, в т.ч. организацию конфиденциального делопроизводства (правила, положения, инструкции)

Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» Информация в зависимости от категории доступа к ней подразделяется на общедоступную информацию , а также на информацию, доступ к которой ограничен федеральными законами ( информация ограниченного доступа ). Информация Общедоступная информация Информация ограниченного доступа Государственная тайна Конфиденциальная информация

Указ Президента Российской Федерации от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» ПЕРЕЧЕНЬ СВЕДЕНИЙ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО ХАРАКТЕРА: 1. Сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях. 2. Сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства, а также сведения о защищаемых лицах и мерах государственной защиты, осуществляемой в соответствии с Федеральным законом от 20 августа 2004 г. № 119-ФЗ "О государственной защите потерпевших, свидетелей и иных участников уголовного судопроизводства" и другими нормативными правовыми актами Российской Федерации. 3. Служебные сведения , доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (служебная тайна).

Указ Президента Российской Федерации от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» ПЕРЕЧЕНЬ СВЕДЕНИЙ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО ХАРАКТЕРА: 4. Сведения, связанные с профессиональной деятельностью , доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и так далее). 5. Сведения, связанные с коммерческой деятельностью , доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (коммерческая тайна). 6. Сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.

Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» Федеральный закон регулирует отношения, связанные с установлением, изменением и прекращением режима коммерческой тайны в отношении информации, составляющей секрет производства (ноу-хау). Положения закона распространяются на информацию, составляющую коммерческую тайну, независимо от вида носителя, на котором она зафиксирована.

Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (ст. 3) Коммерческая тайна - режим конфиденциальности информации, позволяющий ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду; Информация, составляющая коммерческую тайну (секрет производства) , - сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности в научно-технической сфере, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности, которые имеют действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности их третьим лицам, к которым у третьих лиц нет свободного доступа на законном основании и в отношении которых обладателем таких сведений введен режим коммерческой тайны;

Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» Режим коммерческой тайны - правовые, организационные, технические и иные принимаемые обладателем информации, составляющей коммерческую тайну, меры по охране ее конфиденциальности; Доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, - ознакомление определенных лиц с информацией, составляющей коммерческую тайну, с согласия ее обладателя или на ином законном основании при условии сохранения конфиденциальности этой информации; Предоставление информации, составляющей коммерческую тайну, - передача информации, составляющей коммерческую тайну и зафиксированной на материальном носителе, ее обладателем органам государственной власти, иным государственным органам, органам местного самоуправления в целях выполнения их функций;

Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (ст. 4) Право на отнесение информации к информации, составляющей коммерческую тайну, и на определение перечня и состава такой информации принадлежит обладателю такой информации .

Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» На документах, предоставляемых в органы государственной власти, иные государственные органы, органы местного самоуправления, должен быть нанесен гриф "Коммерческая тайна" с указанием ее обладателя ( для юридических лиц - полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей - фамилия, имя, отчество гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем, и место жительства ).

Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» Меры по охране конфиденциальности информации, принимаемые ее обладателем, должны включать в себя: - определение перечня информации , составляющей коммерческую тайну; - установления порядка обращения с конфиденциальной информацией и контроль за соблюдением такого порядка; - учет лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, и (или) лиц, которым такая информация была предоставлена или передана; - регулирование отношений по использованию информации, составляющей коммерческую тайну, работниками на основании трудовых договоров и контрагентами на основании гражданско-правовых договоров ; - нанесение на материальные носители (документы), содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, грифа "Коммерческая тайна».

Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» В целях охраны конфиденциальности информации работодатель обязан: 1) ознакомить под расписку работника, доступ которого к информации, составляющей коммерческую тайну, необходим для выполнения им своих трудовых обязанностей, с перечнем информации, составляющей коммерческую тайну, обладателями которой являются работодатель и его контрагенты; 2) ознакомить под расписку работника с установленным работодателем режимом коммерческой тайны и с мерами ответственности за его нарушение; 3) создать работнику необходимые условия для соблюдения им установленного работодателем режима коммерческой тайны.

Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» В целях охраны конфиденциальности информации работник обязан: - выполнять установленный работодателем режим коммерческой тайны; - не разглашать информацию, составляющую коммерческую тайну, без согласия обладателя и не использовать эту информацию в личных целях; - передать работодателю при расторжении трудового договора имеющиеся в пользовании работника материальные носители информации, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну;

Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» Закон регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных, осуществляемой федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов РФ, иными государственными органами, органами местного самоуправления, юридическими и физическими лицами с использованием средств автоматизации или без использования таких средств, если обработка персональных данных без использования таких средств соответствует характеру действий (операций), совершаемых с персональными данными с использованием средств автоматизации.

Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» Персональные данные - любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация. Обработка персональных данных - действия (операции) с персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных.

Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» Распространение персональных данных - действия, направленные на передачу персональных данных определенному кругу лиц (передача персональных данных) или на ознакомление с персональными данными неограниченного круга лиц, в том числе обнародование персональных данных в средствах массовой информации, размещение в информационно-телекоммуникационных сетях или предоставление доступа к персональным данным каким-либо иным способом. Использование персональных данных - действия (операции) с персональными данными, совершаемые оператором в целях принятия решений или совершения иных действий, порождающих юридические последствия в отношении субъекта персональных данных или других лиц либо иным образом затрагивающих права и свободы субъекта персональных данных или других лиц. Блокирование персональных данных - временное прекращение сбора, систематизации, накопления, использования, распространения персональных данных, в том числе их передачи. Уничтожение персональных данных - действия, в результате которых невозможно восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных или в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.

Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» Обезличивание персональных данных - действия, в результате которых невозможно определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных. Информационная система персональных данных - информационная система, представляющая собой совокупность персональных данных, содержащихся в базе данных, а также информационных технологий и технических средств, позволяющих осуществлять обработку таких персональных данных с использованием средств автоматизации или без использования таких средств. Конфиденциальность персональных данных - обязательное для соблюдения оператором или иным получившим доступ к персональным данным лицом требование не допускать их распространения без согласия субъекта персональных данных или наличия иного законного основания. Общедоступные персональные данные - персональные данные, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен с согласия субъекта персональных данных или на которые в соответствии с федеральными законами не распространяется требование соблюдения конфиденциальности.

Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» Обработка персональных данных может осуществляться оператором с согласия субъектов персональных данных, за исключением случаев: 1) обработка персональных данных осуществляется на основании федерального закона; 2) обработка персональных данных осуществляется в целях исполнения договора; 3) обработка персональных данных осуществляется для статистических или иных научных целей; 4) обработка персональных данных необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъекта персональных данных; 5) обработка персональных данных необходима для доставки почтовых отправлений организациями почтовой связи и др.

Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» Обработка персональных данных осуществляется только с согласия в письменной форме субъекта персональных данных. Письменное согласие должно включать: 1) фамилию, имя, отчество, адрес субъекта персональных данных, сведения о документе, удостоверяющем его личность; 2) наименование (фамилию, имя, отчество) и адрес оператора, получающего согласие субъекта персональных данных; 3) цель обработки персональных данных; 4) перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта персональных данных; 5) перечень действий, на совершение которых дается согласие, общее описание способов обработки персональных данных; 6) Срок действия согласия, порядок его отзыва.

Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» Меры по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке (ст. 19). Оператор при обработке персональных данных обязан принимать необходимые организационные и технические меры, в том числе использовать шифровальные (криптографические) средства, для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий. В случае достижения цели обработки персональных данных оператор обязан незамедлительно прекратить обработку персональных данных и уничтожить соответствующие персональные данные в срок, не превышающий трех рабочих дней с даты достижения цели обработки персональных данных, если иное не предусмотрено федеральными законами, и уведомить об этом субъекта персональных данных или его законного представителя, а в случае, если обращение или запрос были направлены уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, - также указанный орган.

Организационные меры в системе конфиденциального делопроизводства: - создание подразделения (назначение работника), обеспечивающего работу с КД; - утверждение нормативных документов, регламентирующих работу персонала с КД; - обучение персонала правилам работы с КД;

Организационные меры в системе конфиденциального делопроизводства: - создание системы конфиденциального документооборота; - регулирование отношений по использованию конфиденциальной информации с работниками на основании трудовых договоров с контрагентами - на основании гражданско-правовых договоров; - проведение контрольных мероприятий по проверке соблюдения установленных в организации правил работы с КД.

Формы организации КД 1. Подразделение конфиденциального делопроизводства (служба КД) не создается, ведение работы с КД поручается работникам службы ДОУ.

Формы организации КД 2. Создается подразделение конфиденциального делопроизводства, которое входит в состав отдела ДОУ.

Формы организации КД 3. Создается подразделение КД как самостоятельное подразделение, находящееся в непосредственном подчинении у руководителя организации или заместителя руководителя, курирующего вопросы информации и документации.

Формы организации КД 4. Создается подразделение КД, входящее в состав службы режима и информационной безопасности и непосредственно подчиняющееся руководителю подразделения информационной безопасности.

Выбор организационной формы зависит от: - объема (количества) и значимости КД в организации; - возможности организации вложить значительные финансовые средства в систему защиты информации.

Ответственные за КД Независимо от организационной формы КД в каждом структурном подразделении приказом руководителя назначается лицо, на которое возлагаются обязанности по организации работы с КД.

Нормативные документы 1. Перечень информации, составляющей коммерческую тайну, и иной конфиденциальной информации; 2. Положение о режиме коммерческой тайны; 3. Инструкция по конфиденциальному делопроизводству; 4. Инструкция о порядке передачи информации, составляющей коммерческую тайну, и иной конфиденциальной информации органам государственной власти и контрагентам.

ОРГАНИЗАЦИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Понятие документооборота Документооборот – движение документов с момента их поступления или создания до завершения исполнения или отправки. Конфиденциальный документооборот – контролируемое движение конфиденциальных документов по регламентированным пунктам обработки в жестких условиях организационного и технологического обеспечения безопасности как носителя информации, так и самой информации.

Принципы конфиденциального документооборота: - разрешительная система доступа персонала к КД; - персональная ответственность должностных лиц за выдачу разрешения на доступ сотрудников к КД; - регламентация порядка работы с КД для всех категорий персонала, в т.ч. для руководителей;

Принципы конфиденциального документооборота: - централизация всех стадий, процедур и операций по обработке и хранению КД; - поэкземплярный и полистный учет КД и приложений к ним; - проверка комплектности, целостности документа при любом перемещении КД; - пооперационный учет всех действий, совершаемых с КД, , учет каждого факта "жизненного цикла" документа;

Принципы конфиденциального документооборота: - учет всех без исключения КД; - учет и обеспечение сохранности не только КД, но и учетных форм; - передача КД под роспись руководителей, исполнителей и технического персонала при выполнении любых действий с КД; - письменная фиксация всех обращений персонала к документу;

Принципы конфиденциального документооборота: коллегиальность процедуры уничтожения КД; систематические (периодические и разовые) проверки наличия КД, их комплектности и целостности; письменное санкционирование руководителем процедуры копирования КД, контроль технологии выполнения этих процедур.

Этапы конфиденциального документооборота: 1. Подготовка КД ; 2. Обработка поступающих КД; 3. Обработка отправляемых КД; 4. Копирование КД; 5. Систематизация КД и формирование их в дела; 6. Подготовка КД к передаче в архив; 7. Контроль наличия КД и соблюдения правил работы с КД.

Подготовка КД оформление и учет носителя; установление уровня конфиденциальности; составление проекта документа; учет проекта документа; изготовление проекта документа; издание конфиденциального документа; учет (регистрация) подготовленного документа; уничтожение испорченных носителей и черновиков документов.

Подготовка КД Отличается от подготовки открытого документа тем, что ведется: - учет носителей конфиденциальной информации; - учет подготовленных проектов КД; - учет уничтожения черновиков, испорченных носителей.

Учет носителей конфиденциальной информации: присвоение носителю учетного номера и внесение сведений о носителе в журнал учета носителей; выдача учтенного носителя исполнителю; прием от исполнителя носителя; уничтожение испорченных или использованных носителей.

Учет носителей конфиденциальной информации учетный номер носителя; дата регистрации; вид носителя (назначение); кол-во листов (объем электронного носителя); фамилия, инициалы лица, получившего носитель, подпись работника, дата; подпись за возврат, дата; отметка об уничтожении носителя, отправке или взятии на учет выделенного хранения.

Отметки на носителях Учетный № Кол-во листов

Оформление КД Оформление конфиденциальных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства с нанесением на документы дополнительной информации – грифа ограничения доступа к документу и дополнительных сведений об исполнителе .

ГРИФ ОГРАНИЧЕНИЯ ДОСТУПА К ДОКУМЕНТУ Коммерческая тайна Открытое акционерное общество «Газпром нефть» 190000, Санкт-Петербург, ул. Галерная, д. 5, лит. А Экз. № 1

ГРИФ ОГРАНИЧЕНИЯ ДОСТУПА К ДОКУМЕНТУ Конфиденциально Открытое акционерное общество «Газпром нефть» 190000, Санкт-Петербург, ул. Галерная, д. 5, лит. А Экз. № 1

ГРИФ ОГРАНИЧЕНИЯ ДОСТУПА К ДОКУМЕНТУ Гриф ограничения доступа к документу может проставляться с помощью штампа: Коммерческая тайна Открытое акционерное общество «Газпром нефть» 190000, Санкт-Петербург, ул. Галерная, д. 5, лит. А Экз. № Конфиденциально Открытое акционерное общество «Газпром нефть» 190000, Санкт-Петербург, ул. Галерная, д. 5, лит. А Экз. №

ГРИФ ОГРАНИЧЕНИЯ ДОСТУПА К ДОКУМЕНТУ Гриф ограничения доступа к документам проставляется на электронных версиях документов и на бумажной наклейке на носителях электронных документов (дисках, дискетах и др. накопителях), а также на конвертах при пересылке КД.

Гриф ограничения доступа к документу Присваивается документу: исполнителем при подготовке к составлению проекта документа; руководителем структурного подразделения; руководителем организации при согласовании или подписании документа; работником службы конфиденциального делопроизводства при первичной обработке поступающих документов, если конфиденциальный для организации документ не имеет грифа ограничения доступа.

Отметка об исполнителе Проставляется на оборотной стороне последнего листа КД в левом нижнем углу: Исполнитель И. И. Иванов, тел . ... Отп. 2 экз., на 5 л. каждый 15.01.2010 В. А. Романова (фамилия машинистки)

Обработка поступающих КД 1. Экспедиционная обработка (вскрытие конвертов, проверка правильности адресования, целостности упаковки, комплектности документа). 2. Регистрация КД. 3. Передача КД руководителям и исполнителям. 4. Учет перемещений КД.

Особенности обработки поступающих КД

Особенности обработки поступающих КД

Входящий регистрационный номер № 111 / КТ , где: 111 – порядковый номер документа КТ – «Коммерческая тайна» Регистрационный номер может дополняться кодом структурного подразделения: № 111 / КТ-28 Если документ с грифом «Для служебного пользования», к номеру добавляется индекс «ДСП».

Обработка отправляемых документов ЗАДАЧИ: - исключение возможного тайного вскрытия конверта и несанкционированного ознакомления с КД, подмены документа или листов документа; - подтверждение факта отправки документа; - исключение ошибочной отправки документа другому адресату, необоснованной рассылки документов.

Обработка отправляемых документов Разрешение на отправку – подписанный руководителем сопроводительный документ. Гриф ограничения доступа проставляется на документе, на сопроводительном письме, на конверте.

Обработка отправляемых документов На конверте проставляется: - гриф ограничения доступа к документу вверху справа; - номера вложенных документов внизу слева. - при отправке нескольких экземпляров после номера документа в скобках указывается количество экземпляров.

Обработка отправляемых документов При пересылке КД по почте применяется двойное пакетирование: конверт с документом вкладывается в другой конверт, на котором гриф не проставляется. Конверты должны быть светонепроницаемыми.

Систематизация документов и организация их хранения Порядок группировки КД в дела определяется: - номенклатурой дел открытого делопроизводства вместе с документами открытого доступа по тому же вопросу; - номенклатурой дел открытого делопроизводства с выделением отдельных заголовков дел для КД; - отдельной номенклатурой дел, включающей только КД. При небольшом объеме КД может формироваться одно дело с грифом, срок хранения определяется по максимальному сроку хранения документов, помещенных в дело.

Группировка КД в дела При обособленном формировании КД в дела в графе номенклатуры «Индекс дела» к номеру дела добавляется отметка ограничения доступа (КТ или ДСП). При снятии с документов грифа ограничения доступа они перемещаются в аналогичное дело открытого делопроизводства с отметкой во внутренней описи. Гриф ограничения доступа к документам проставляется на обложке дела в верхнем правом углу.

Формирование дел. Внутренняя опись документов дела Сведения о подшиваемом документе и номера листов вносятся в опись дела. Все листы документов дела нумеруются простым карандашом в процессе ведения дела при подшивке в него документов. Листы описи нумеруются отдельно. Все исправления, вносимые во внутреннюю опись, заверяются подписью работника, ведущего конфиденциальное делопроизводство.

Формирование дел. Внутренняя опись документов дела При изъятии документа из дела нумерация листов сохраняется, но отсутствующие листы оговариваются в описи с указанием причины изъятия документа и его местонахождения. Вместо изъятых документов в дело помещается лист-заместитель, в котором указываются основания изъятия документа или данные об уничтожении. В конфиденциальное дело помещается карточка учета выдачи дел во временное пользование.

Формирование дел Законченное дело прошивается, заверяется работником, отвечающим за конфиденциальное делопроизводство. Дело заверяется с помощью бумажной наклейки, подписи работника и печати, используемой в конфиденциальном делопроизводстве.

Выдача дел во временное пользование Конфиденциальные дела выдаются для работы только тем работникам, которые имеют право доступа к КД и в том случае, если для обращения к документам имеется производственная необходимость. Дела выдаются под роспись в карточке допуска к документам или в журнале. Если работник имеет право доступа только к отдельным документам дела, документы изымаются из дела и выдаются работнику.

Снятие грифа с КД и дел В целях своевременного изменения или снятия грифа ограничения доступа с документов (дел) необходимо регулярно просматривать учетные картотеки и выявлять те документы, которые могут быть переданы в открытое делопроизводство.

Копирование КД 1) Для копирования КД необходимо разрешение должностного лица в виде резолюции, проставляемой на оборотной стороне подлинника документа с помощью штампа или от руки: Разрешаю снять копий Подпись

Копирование КД 2) Копирование КД осуществляется в работником, отвечающим за ведение конфиденциального делопроизводства. 3) На наиболее важных КД по решению руководства может проставляться отметка «Снятие копий запрещено» или «Копированию не подлежит».

Копирование КД После копирования под отметкой о разрешении копирования проставляется штамп: Дополнительно изготовлено экз.

Благодарю за внимание! jankovaja yandex.ru