Презентация - Номенклатура дел организации

Номенклатура дел организации Номенклатура дел: значение и алгоритм разработки Мастер-класс

Номенклатура дел организации Виды и типы номенклатур дел Значение номенклатуры дел для организации хранения документов Нормативно-методическая база разработки номенклатуры дел Алгоритм разработки номенклатуры дел - организационный для службы ДОУ; - для разработчика

1. Виды и типы номенклатур дел Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке ( ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Nomenclature – перечень, роспись имен; nomen – имя, название, наименование Виды номенклатур дел: индивидуальная (конкретная), типовая, примерная. Индивидуальная (конкретная) номенклатура дел может представлять собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве структурного подразделения , и называться номенклатурой дел структурного подразделения. Индивидуальная (конкретная) номенклатура дел может представлять собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых во всех структурных подразделениях организации , и называться сводной номенклатурой дел или номенклатурой дел организации .

1. Виды и типы номенклатур дел Индивидуальная (конкретная) номенклатура дел – систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации или её структурного подразделения. Типовая и примерная номенклатуры дел являются систематизированными списками унифицированных (единообразных) заголовков дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций с однотипным составом образующихся в процессе их деятельности документов. Типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел, заводимых в определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли, типовые сроки хранения и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел – устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и сроков хранения, и носит рекомендательный характер.

1. Виды и типы номенклатур дел Типовые и примерные номенклатуры дел являются пособиями, которые применяются при составлении индивидуальных (конкретных) номенклатур дел. В конкретной номенклатуре дел, составленной на основе примерной или типовой номенклатуры дел, могут уточняться заголовки дел, последовательность их расположения (систематизация заголовков), но сроки хранения переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений. Номенклатура дел как классификатор может быть разработана как классификационный справочник структурного типа, производственно-отраслевого типа или функционального типа.

2. Значение номенклатуры дел Номенклатура дел организации – многофункциональный документ: -является основным классификационным справочником организации, т.к. закрепляет систематизацию документов, а классификационная схема (главная таблица) и индексы дел используются/могут быть использованы для идентификации и регистрации документов; на основе номенклатуры дел возможно составление классификаторов для предварительного рассмотрения документов; номенклатура дел закрепляет систематизацию документального фонда организации; - выполняет функции учетного документа, т.к. каждое дело/заголовок получает в номенклатуре дел свой номер/индекс, а в конце календарного года итоговая запись номенклатуры дел фиксирует количественные характеристики документального фонда организации/структурного подразделения; на основании номенклатуры дел составляются описи дел и акты о выделении документов и дел к уничтожению; - является плановым документом, т.к. содержит заголовки дел, которые предстоит формировать в следующем году («намечаются» заголовки дел и сроки их хранения); - представляет собой организационный документ, т.к. классификационная схема номенклатуры дел отражает (но не прямо соответствует) схему организационной структуры, основные направления деятельности и функции организации, состав и содержание документов (заголовки дел и их количество) свидетельствуют о степени развития конкретного направления и вида деятельности в конкретном году.

2. Значение номенклатуры дел Функции номенклатуры дел как организационного документа в области ДОУ: - систематизация документального фонда; схема формирования дел; закрепление и установление сроков хранения документов; - учет документов и дел; - поиск документов и дел. В номенклатуру дел включают заголовки всех дел, образующихся в деятельности организации (включая общественные организации), в том числе заголовки дел с документами, существующими в электронно-цифровой форме. Не включаются в номенклатуру дел печатные издания и рекламные письма, получаемые по массовой рассылке.

2. Значение номенклатуры дел Концепция управления документами в соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 15489-1 - 2007: - стратегии, политики, правила, применяемые внутри организации, должны сохранять корпоративную целостность среды управления информацией/документацией; все решения о включении документов в систему управления документами и установлении сроков их хранения следует четко документировать и хранить. Эти решения могут быть оформлены в виде инструкции по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение; официальные документы, определяющие порядок анализа и оценки документов, на основе которых принимаются решения о включении документов в систему управления документами и их хранении, утверждаются высшим руководством организации; в официальных документах, определяющих порядок включения документов в систему управления документами и их хранение, должно содержаться подробное описание деловой деятельности и документов, отражающих каждый вид деловой деятельности, с четким и однозначным указанием сроков их хранения и действий по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение (возможна разработка инструкции по передаче документов на альтернативное хранение).

3. Нормативно-методическая база Основные нормативные и методические документы: 1. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти/утв. постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 ( в ред. Постановлений Правительства Российской Федерации от 07.09.2011 № 751, от 26.04.2016 № 356) 2. «Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях» /утв. приказом Росархива от 11 апреля 2018 г. № 44 3. Нормативные правовые акты министерств и ведомств, регулирующие управленческие процессы, процессы оказания государственных услуг и реализации государственных функций, которые федеральные органы исполнительной власти издают в пределах своей компетенции.

3. Нормативно-методическая база Специальные нормативно-методические документы: 1. Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утв. Приказом Министерства культуры Россйиской Федерации от 31 марта 2015 №526 . 2. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения/утв. приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 3. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической деятельности и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения/утв. приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 № 1182. М., 2008 4. Ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения 5. Типовые и примерные номенклатуры дел

4. Алгоритм разработки (организационный для службы ДОУ) Ответственный за разработку номенклатуры дел организации – Служба ДОУ. Номенклатура дел организации разрабатывается на основе номенклатур дел структурных подразделений. 1 этап. Служба ДОУ готовит проект приказа о разработке/подготовке к утверждению номенклатуры дел на следующий календарный год; 2 этап. Руководитель организации подписывает приказ, Служба ДОУ направляет приказ исполнителям и контролирует его исполнение в установленные сроки; 3 этап. Структурные подразделения разрабатывают проекты номенклатур дел, согласовывают проект номенклатуры дел подразделения с архивом/лицом, ответственным за архив ( дополнительно – с ЭК подразделения ). Руководитель структурного подразделения подписывает номенклатуру дел и представляет её в службу ДОУ;

4. Алгоритм разработки (организационный для службы ДОУ) 4 этап. Служба ДОУ разрабатывает проект сводной номенклатуры дел, оформляет его ( 3-4 оригинальных экземпляра) и согласовывает с архивом/лицом, ответственным за архив (виза); 5 этап. Руководитель службы ДОУ организует рассмотрение и согласование проекта сводной номенклатуры дел на заседании ЭК/ЦЭК организации (гриф согласования протоколом ЭК/ЦЭК); 6 этап. Служба ДОУ направляет проект сводной номенклатуры дел на согласование в государственный или муниципальный архив, если организация является источником комплектования архива (гриф согласования протоколом ЭПК/ЦЭПК);

4. Алгоритм разработки (организационный для службы ДОУ) 7 этап. Служба ДОУ представляет проект сводной номенклатуры дел на утверждение первому руководителю организации. 8 этап. Руководитель организации утверждает сводную номенклатуру дел на следующий календарный год (утверждаются 3-4 оригинальных экземпляра; гриф утверждения или приказ ) ; 9 этап. Служба ДОУ формирует 1-й экз. в соответствующее дело службы ДОУ как контрольный экземпляр постоянного срока хранения, 2-ой экз. (или копию) направляет в архив организации, 3-ий экз. направляет в государственный или муниципальных архив. 4-й экз. является рабочим, из которого служба ДОУ делает выписки/копии и направляет в структурные подразделения как соответствующие обязательные планы формирования дел в следующем календарном году. 10 этап. Служба ДОУ оформляет итоговую запись на основании итоговых записей структурных подразделений.

4. Алгоритм разработки (4 этапа для разработчика) 1 этап. Выбор вида и типа номенклатуры дел. Разработка классификационной схемы/главной таблицы; 2 этап. Формулирование заголовков дел (описание состава и содержания документов в заголовке дела с использованием так называемых признаков заведения дел) и установление сроков их хранения в соответствии с Перечнями документов со сроками хранения (или типовой номенклатурой дел); 3 этап. Систематизация/расположение заголовков дел в номенклатуре дел в установленной последовательности (по степени значимости документов и с учетом их взаимосвязи); 4 этап. Оформление проекта номенклатуры дел, подписание, согласование и утверждение.

4. Алгоритм разработки. 1 этап (пример) Организационная структура предприятия по штатному расписанию: Генеральный директор; Коммерческий директор; Заместитель генерального директора по экономике и финансам; Заместитель генерального директора по качеству; Заместитель генерального директора по безопасности, режиму, ГО и ЧС; Главный бухгалтер; Отдел правового обеспечения и корпоративного управления: Аппарат генерального директора; Склад сырья и готовой продукции; Отдел кадров; Отдел информационно-технологического обеспечения;

4. Алгоритм разработки. 1 этап (пример) Отдел логистики; Отдел внутреннего аудита; Отдел бухгалтерского учета; Отдел сетевых продаж; Отдел региональных продаж; Отдел маркетинга; Финансовый отдел; Планово-экономический отдел; Лаборатория контроля качества сырья; Отдел контроля качества готовой продукции; Производственный отдел.

4. Алгоритм разработки. 1 этап (пример) Главная таблица номенклатуры дел предприятия (номенклатура дел структурного типа): Аппарат генерального директора; Отдел правового обеспечения и корпоративного управления; Отдел внутреннего аудита; Отдел кадров; Планово-экономический отдел; Финансовый отдел; Отдел бухгалтерского учета; Отдел информационно-технологического обеспечения; Отдел маркетинга; Производственный отдел; Лаборатория контроля качества сырья; Отдел контроля качества готовой продукции; Склад сырья и готовой продукции; Отдел логистики; Отдел сетевых продаж; Отдел региональных продаж.

4. Алгоритм разработки. 2 этап Признаки заведения дел (в основе – реквизиты документа): - Номинальный – название вида дела (переписка, журнал, книга, БД) или вида/разновидности документов (приказы, протоколы, распоряжения); Авторский – наименование организации, структурного подразделения или должностного лица – автора документа (адресант); Предметно-вопросный – краткое содержание документов дела; - Корреспондентский – название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы ( адресат, корреспондент ); - Географический – название местности (территории), с которой связано содержание документов дела (используется в сочетании с корреспондентским признаком); - Хронологический – даты (период), к которым относятся документы дела. При формировании дел в обязательном порядке учитывается экспертный признак заведения дел, означающий следующее: - документы с разными сроками хранения в одно дело не формируются (за исключением досье, если это установлено нормативными документами; - в дело включается только один экземпляр документа; - в дело формируются документы одного календарного года (за исключением «переходящих», личных дел, судебных дел и «досье»; к личным делам и делам-»досье» в обязательном порядке составляется внутренняя опись); - в дело формируется не более 250 л. документов, толщина дела – не более 4 см.

4. Алгоритм разработки. 2 этап Примерные схемы описания состава и содержания документов в заголовке дела (использовать максимально возможное количество признаков заведения дел): - Вид – автор – содержание «Приказы генерального директора по основной деятельности» - План/Отчет – (автор) – содержание – (период: на/за) «Годовой финансовый план на 2011 год» «Квартальные отчеты территориальных органов о выполнении финансового плана на 2011 год» Вид - содержание «Журнал регистрации поступающих документов» - Переписка – корреспондент – территория - содержание «Переписка с территориальными органами Центрального Федерального округа об обучении и повышении квалификации сотрудников служб ДОУ» - Документы (обобщенное название документов по одному вопросу, не связанных последовательностью делопроизводства) – содержание – (в скобках – перечисление основных разновидностей документов) «Документы о проведении аттестации сотрудников (план, программы, протоколы аттестации)»

4. Алгоритм разработки. 3 этап Схема расположения категорий дел (систематизация заголовков дел): - Организационные документы самой организации; - Распорядительные документы вышестоящих организаций. Копии; Распорядительные документы самой организации; - Плановые документы (и возможно следующее дело -переписка о составлении этих планов, о формировании этих проектов планов); Отчетные документы (и возможно следующее дело – переписка о составлении этих отчетов); Договоры (по видам и степени значимости; и возможно – журнал/БД регистрации договоров, переписка об исполнении этих договоров); Переписка (по степени значимости вопросов: с вышестоящими органами, с равностоящими организациями и контрагентами, с гражданами, с подведомственными организациями); Учетные документы; Регламентирующие документы об организации ДОУ и архива (инструкция, номенклатура дел, описи дел, акты о выделении документов и дел к уничтожению).

4. Алгоритм разработки. 4 этап Номенклатура дел оформляется по установленной форме на общем бланке организации (по образцу общего бланка) в виде таблицы (по разделам) со следующими графами: - Индекс дела - Заголовок дела (тома, частей) - Количество дел (томов, частей) - Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню - Примечание Графа 3 заполняется только по фактическому количеству заведенных дел в конце года (обычно – в январе следующего календарного года). В конце года (не позднее января следующего календарного года) оформляется итоговая запись о категориях и количестве дел организации, которая составляется на основе итоговых записей структурных подразделений и которая подлежит передаче в архив организации ( и государственный или муниципальный архив) . Итоговая запись о категориях и количестве дел организации подписывается руководителем службы ДОУ и лицом, непосредственно передавшим итоговую запись в архив (с указанием должностей и соответствующих дат).