Презентация - Номенклатура дел организации


Номенклатура дел организацииНоменклатура дел организацииНоменклатура дел организацииНоменклатура дел организацииНоменклатура дел организацииНоменклатура дел организацииНоменклатура дел организацииНоменклатура дел организацииНоменклатура дел организацииНоменклатура дел организацииНоменклатура дел организацииНоменклатура дел организацииНоменклатура дел организацииНоменклатура дел организацииНоменклатура дел организацииНоменклатура дел организацииНоменклатура дел организацииНоменклатура дел организацииНоменклатура дел организацииНоменклатура дел организацииНоменклатура дел организации
На весь экран

Слайды и текст этой презентации

Слайд 1

Номенклатура дел организации Номенклатура дел: значение и алгоритм разработки Мастер-класс

Слайд 2

Номенклатура дел организации Виды и типы номенклатур дел Значение номенклатуры дел для организации хранения документов Нормативно-методическая база разработки номенклатуры дел Алгоритм разработки номенклатуры дел - организационный для службы ДОУ; - для разработчика

Слайд 3

1. Виды и типы номенклатур дел Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке ( ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Nomenclature – перечень, роспись имен; nomen – имя, название, наименование Виды номенклатур дел: индивидуальная (конкретная), типовая, примерная. Индивидуальная (конкретная) номенклатура дел может представлять собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве структурного подразделения , и называться номенклатурой дел структурного подразделения. Индивидуальная (конкретная) номенклатура дел может представлять собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых во всех структурных подразделениях организации , и называться сводной номенклатурой дел или номенклатурой дел организации .

Слайд 4

1. Виды и типы номенклатур дел Индивидуальная (конкретная) номенклатура дел – систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации или её структурного подразделения. Типовая и примерная номенклатуры дел являются систематизированными списками унифицированных (единообразных) заголовков дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций с однотипным составом образующихся в процессе их деятельности документов. Типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел, заводимых в определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли, типовые сроки хранения и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел – устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и сроков хранения, и носит рекомендательный характер.

Слайд 5

1. Виды и типы номенклатур дел Типовые и примерные номенклатуры дел являются пособиями, которые применяются при составлении индивидуальных (конкретных) номенклатур дел. В конкретной номенклатуре дел, составленной на основе примерной или типовой номенклатуры дел, могут уточняться заголовки дел, последовательность их расположения (систематизация заголовков), но сроки хранения переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений. Номенклатура дел как классификатор может быть разработана как классификационный справочник структурного типа, производственно-отраслевого типа или функционального типа.

Слайд 6

2. Значение номенклатуры дел Номенклатура дел организации – многофункциональный документ: -является основным классификационным справочником организации, т.к. закрепляет систематизацию документов, а классификационная схема (главная таблица) и индексы дел используются/могут быть использованы для идентификации и регистрации документов; на основе номенклатуры дел возможно составление классификаторов для предварительного рассмотрения документов; номенклатура дел закрепляет систематизацию документального фонда организации; - выполняет функции учетного документа, т.к. каждое дело/заголовок получает в номенклатуре дел свой номер/индекс, а в конце календарного года итоговая запись номенклатуры дел фиксирует количественные характеристики документального фонда организации/структурного подразделения; на основании номенклатуры дел составляются описи дел и акты о выделении документов и дел к уничтожению; - является плановым документом, т.к. содержит заголовки дел, которые предстоит формировать в следующем году («намечаются» заголовки дел и сроки их хранения); - представляет собой организационный документ, т.к. классификационная схема номенклатуры дел отражает (но не прямо соответствует) схему организационной структуры, основные направления деятельности и функции организации, состав и содержание документов (заголовки дел и их количество) свидетельствуют о степени развития конкретного направления и вида деятельности в конкретном году.

Слайд 7

2. Значение номенклатуры дел Функции номенклатуры дел как организационного документа в области ДОУ: - систематизация документального фонда; схема формирования дел; закрепление и установление сроков хранения документов; - учет документов и дел; - поиск документов и дел. В номенклатуру дел включают заголовки всех дел, образующихся в деятельности организации (включая общественные организации), в том числе заголовки дел с документами, существующими в электронно-цифровой форме. Не включаются в номенклатуру дел печатные издания и рекламные письма, получаемые по массовой рассылке.

Слайд 8

2. Значение номенклатуры дел Концепция управления документами в соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 15489-1 - 2007: - стратегии, политики, правила, применяемые внутри организации, должны сохранять корпоративную целостность среды управления информацией/документацией; все решения о включении документов в систему управления документами и установлении сроков их хранения следует четко документировать и хранить. Эти решения могут быть оформлены в виде инструкции по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение; официальные документы, определяющие порядок анализа и оценки документов, на основе которых принимаются решения о включении документов в систему управления документами и их хранении, утверждаются высшим руководством организации; в официальных документах, определяющих порядок включения документов в систему управления документами и их хранение, должно содержаться подробное описание деловой деятельности и документов, отражающих каждый вид деловой деятельности, с четким и однозначным указанием сроков их хранения и действий по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение (возможна разработка инструкции по передаче документов на альтернативное хранение).

Слайд 9

3. Нормативно-методическая база Основные нормативные и методические документы: 1. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти/утв. постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 ( в ред. Постановлений Правительства Российской Федерации от 07.09.2011 № 751, от 26.04.2016 № 356) 2. «Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях» /утв. приказом Росархива от 11 апреля 2018 г. № 44 3. Нормативные правовые акты министерств и ведомств, регулирующие управленческие процессы, процессы оказания государственных услуг и реализации государственных функций, которые федеральные органы исполнительной власти издают в пределах своей компетенции.

Слайд 10

3. Нормативно-методическая база Специальные нормативно-методические документы: 1. Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утв. Приказом Министерства культуры Россйиской Федерации от 31 марта 2015 №526 . 2. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения/утв. приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 3. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической деятельности и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения/утв. приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 № 1182. М., 2008 4. Ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения 5. Типовые и примерные номенклатуры дел

Слайд 11

4. Алгоритм разработки (организационный для службы ДОУ) Ответственный за разработку номенклатуры дел организации – Служба ДОУ. Номенклатура дел организации разрабатывается на основе номенклатур дел структурных подразделений. 1 этап. Служба ДОУ готовит проект приказа о разработке/подготовке к утверждению номенклатуры дел на следующий календарный год; 2 этап. Руководитель организации подписывает приказ, Служба ДОУ направляет приказ исполнителям и контролирует его исполнение в установленные сроки; 3 этап. Структурные подразделения разрабатывают проекты номенклатур дел, согласовывают проект номенклатуры дел подразделения с архивом/лицом, ответственным за архив ( дополнительно – с ЭК подразделения ). Руководитель структурного подразделения подписывает номенклатуру дел и представляет её в службу ДОУ;

Слайд 12

4. Алгоритм разработки (организационный для службы ДОУ) 4 этап. Служба ДОУ разрабатывает проект сводной номенклатуры дел, оформляет его ( 3-4 оригинальных экземпляра) и согласовывает с архивом/лицом, ответственным за архив (виза); 5 этап. Руководитель службы ДОУ организует рассмотрение и согласование проекта сводной номенклатуры дел на заседании ЭК/ЦЭК организации (гриф согласования протоколом ЭК/ЦЭК); 6 этап. Служба ДОУ направляет проект сводной номенклатуры дел на согласование в государственный или муниципальный архив, если организация является источником комплектования архива (гриф согласования протоколом ЭПК/ЦЭПК);

Слайд 13

4. Алгоритм разработки (организационный для службы ДОУ) 7 этап. Служба ДОУ представляет проект сводной номенклатуры дел на утверждение первому руководителю организации. 8 этап. Руководитель организации утверждает сводную номенклатуру дел на следующий календарный год (утверждаются 3-4 оригинальных экземпляра; гриф утверждения или приказ ) ; 9 этап. Служба ДОУ формирует 1-й экз. в соответствующее дело службы ДОУ как контрольный экземпляр постоянного срока хранения, 2-ой экз. (или копию) направляет в архив организации, 3-ий экз. направляет в государственный или муниципальных архив. 4-й экз. является рабочим, из которого служба ДОУ делает выписки/копии и направляет в структурные подразделения как соответствующие обязательные планы формирования дел в следующем календарном году. 10 этап. Служба ДОУ оформляет итоговую запись на основании итоговых записей структурных подразделений.

Слайд 14

4. Алгоритм разработки (4 этапа для разработчика) 1 этап. Выбор вида и типа номенклатуры дел. Разработка классификационной схемы/главной таблицы; 2 этап. Формулирование заголовков дел (описание состава и содержания документов в заголовке дела с использованием так называемых признаков заведения дел) и установление сроков их хранения в соответствии с Перечнями документов со сроками хранения (или типовой номенклатурой дел); 3 этап. Систематизация/расположение заголовков дел в номенклатуре дел в установленной последовательности (по степени значимости документов и с учетом их взаимосвязи); 4 этап. Оформление проекта номенклатуры дел, подписание, согласование и утверждение.

Слайд 15

4. Алгоритм разработки. 1 этап (пример) Организационная структура предприятия по штатному расписанию: Генеральный директор; Коммерческий директор; Заместитель генерального директора по экономике и финансам; Заместитель генерального директора по качеству; Заместитель генерального директора по безопасности, режиму, ГО и ЧС; Главный бухгалтер; Отдел правового обеспечения и корпоративного управления: Аппарат генерального директора; Склад сырья и готовой продукции; Отдел кадров; Отдел информационно-технологического обеспечения;

Слайд 16

4. Алгоритм разработки. 1 этап (пример) Отдел логистики; Отдел внутреннего аудита; Отдел бухгалтерского учета; Отдел сетевых продаж; Отдел региональных продаж; Отдел маркетинга; Финансовый отдел; Планово-экономический отдел; Лаборатория контроля качества сырья; Отдел контроля качества готовой продукции; Производственный отдел.

Слайд 17

4. Алгоритм разработки. 1 этап (пример) Главная таблица номенклатуры дел предприятия (номенклатура дел структурного типа): Аппарат генерального директора; Отдел правового обеспечения и корпоративного управления; Отдел внутреннего аудита; Отдел кадров; Планово-экономический отдел; Финансовый отдел; Отдел бухгалтерского учета; Отдел информационно-технологического обеспечения; Отдел маркетинга; Производственный отдел; Лаборатория контроля качества сырья; Отдел контроля качества готовой продукции; Склад сырья и готовой продукции; Отдел логистики; Отдел сетевых продаж; Отдел региональных продаж.

Слайд 18

4. Алгоритм разработки. 2 этап Признаки заведения дел (в основе – реквизиты документа): - Номинальный – название вида дела (переписка, журнал, книга, БД) или вида/разновидности документов (приказы, протоколы, распоряжения); Авторский – наименование организации, структурного подразделения или должностного лица – автора документа (адресант); Предметно-вопросный – краткое содержание документов дела; - Корреспондентский – название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы ( адресат, корреспондент ); - Географический – название местности (территории), с которой связано содержание документов дела (используется в сочетании с корреспондентским признаком); - Хронологический – даты (период), к которым относятся документы дела. При формировании дел в обязательном порядке учитывается экспертный признак заведения дел, означающий следующее: - документы с разными сроками хранения в одно дело не формируются (за исключением досье, если это установлено нормативными документами; - в дело включается только один экземпляр документа; - в дело формируются документы одного календарного года (за исключением «переходящих», личных дел, судебных дел и «досье»; к личным делам и делам-»досье» в обязательном порядке составляется внутренняя опись); - в дело формируется не более 250 л. документов, толщина дела – не более 4 см.

Слайд 19

4. Алгоритм разработки. 2 этап Примерные схемы описания состава и содержания документов в заголовке дела (использовать максимально возможное количество признаков заведения дел): - Вид – автор – содержание «Приказы генерального директора по основной деятельности» - План/Отчет – (автор) – содержание – (период: на/за) «Годовой финансовый план на 2011 год» «Квартальные отчеты территориальных органов о выполнении финансового плана на 2011 год» Вид - содержание «Журнал регистрации поступающих документов» - Переписка – корреспондент – территория - содержание «Переписка с территориальными органами Центрального Федерального округа об обучении и повышении квалификации сотрудников служб ДОУ» - Документы (обобщенное название документов по одному вопросу, не связанных последовательностью делопроизводства) – содержание – (в скобках – перечисление основных разновидностей документов) «Документы о проведении аттестации сотрудников (план, программы, протоколы аттестации)»

Слайд 20

4. Алгоритм разработки. 3 этап Схема расположения категорий дел (систематизация заголовков дел): - Организационные документы самой организации; - Распорядительные документы вышестоящих организаций. Копии; Распорядительные документы самой организации; - Плановые документы (и возможно следующее дело -переписка о составлении этих планов, о формировании этих проектов планов); Отчетные документы (и возможно следующее дело – переписка о составлении этих отчетов); Договоры (по видам и степени значимости; и возможно – журнал/БД регистрации договоров, переписка об исполнении этих договоров); Переписка (по степени значимости вопросов: с вышестоящими органами, с равностоящими организациями и контрагентами, с гражданами, с подведомственными организациями); Учетные документы; Регламентирующие документы об организации ДОУ и архива (инструкция, номенклатура дел, описи дел, акты о выделении документов и дел к уничтожению).

Слайд 21

4. Алгоритм разработки. 4 этап Номенклатура дел оформляется по установленной форме на общем бланке организации (по образцу общего бланка) в виде таблицы (по разделам) со следующими графами: - Индекс дела - Заголовок дела (тома, частей) - Количество дел (томов, частей) - Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню - Примечание Графа 3 заполняется только по фактическому количеству заведенных дел в конце года (обычно – в январе следующего календарного года). В конце года (не позднее января следующего календарного года) оформляется итоговая запись о категориях и количестве дел организации, которая составляется на основе итоговых записей структурных подразделений и которая подлежит передаче в архив организации ( и государственный или муниципальный архив) . Итоговая запись о категориях и количестве дел организации подписывается руководителем службы ДОУ и лицом, непосредственно передавшим итоговую запись в архив (с указанием должностей и соответствующих дат).