Презентация - Оформление деловых писем

ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ
функции, классификация, специфика, структура, назначение Жиркова М.В., заведующий организационно-методическим отделом ГБУДО г. Москвы «ДШИ «Центр»

Понятие делового письма
Деловое (или служебное) письмо — обобщенное название широко применяемого вида официальных документов, служащих средством общения различных организаций по поводу осуществляемой ими своей деятельности. К категории деловых писем относится также переписка между частными лицами, если содержание ее касается взаимных интересов.

Классификация писем
Основание классификации Разновидности писем
Сфера применения (тематика) Административная переписка, коммерческая переписка, производственная, судебная, дипломатическая и др.
Назначение Письмо-сообщение, извещение, просьба, запрос, сопроводительное письмо, гарантийное, благодарственное, письмо-приглашение, поздравление, напоминание, требование, рекламное письмо, письмо-отказ и др.
Статус адресата Письмо в органы власти и управления, письмо в вышестоящую организацию, письмо в подведомственную организацию, письмо конрагенту и др.
Количество адресатов Письмо в один адрес, письмо в несколько адресов (до четырех), письмо большему количеству адресатов

Классификация писем

Основание классификации Разновидности писем
По функциональному признаку Обязательно требующие ответного письма: письмо, содержащее просьбу; письмо, содержащее приглашение; такие коммерческие письма, как: письмо-рекламация, письмо-предложение, письмо-запрос; Не требующие обязательного ответного письма: письмо-извещение, информационное письмо; гарантийное письмо; письмо-подтверждение; письмо-предупреждение; письмо-отказ; письмо-напоминание; письмо-декларация, то есть заявление; письмо-распоряжение; сопроводительное письмо.​
По признаку адресата Циркулярные и обычные. Обычное деловое письмо направляется на один адрес, а циркулярное – на несколько.
По структурным признакам Нерегламентированное деловое письмо содержит в себе авторский стиль и состоит из предыстории и текста, написанного согласно правилам делового этикета. Регламентированное деловое письмо пишется по шаблону, при этом соблюдается не только рекомендованный текст письма, но и его оформление, реквизиты, формат листа и другие принятые правила.

Регламентирующие документы
ГОСТ Р 7.0.97-2016 СИСТЕМА СТАНДАРТОВ ПО ИНФОРМАЦИИ, БИБЛИОТЕЧНОМУ И ИЗДАТЕЛЬСКОМУ ДЕЛУ. ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ - Методические рекомендации по оформлению служебных документов в Департаменте культуры города Москвы (от 23 марта 2015 г.); – Типовые формы проектов ответов юридическим и физическим лицам (от 23 марта 2015 г.); – Типовые формы списков, таблиц, прилагаемых к служебным документам, создаваемым в Департаменте культуры города Москвы (от 23 марта 2015 г.); – Методические рекомендации по делопроизводству в учреждениях, подведомственных Департаменту культуры города Москвы (от 15 марта 2016 г.).

Макет письма

Реквизиты «отправитель»
Письмо оформляют как минимум в двух экземплярах. Первый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресату, второй (его называют копией) печатается на чистом листе бумаги и подшивается в дело как свидетельство выполненной работы.

Оформление делового письма: форма и внешние атрибуты (по требованиям Департамента культуры)
Поля письма: 30мм - левое 20мм - правое 20мм - верхнее 20мм - нижнее Для написания деловых писем используют шрифт Times New Roman, 14-го размера и одинарный интервал. Абзацный отступ текста документа-1,25 см ЖЁСТКИЙ (НЕРАЗРЫВНЫЙ) ПРОБЕЛ: Сочетание клавиш – CTRL+SHIFT+SPACE

Оформление делового письма: форма и внешние атрибуты
Официально-деловое письмо оформляется на фирменном бланке организации ГОСТ Р 7.0.8. Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее: 20мм - левое (документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм) 10мм - правое 20мм - верхнее 20мм - нижнее Для написания деловых писем, как правило, используют шрифт Times New Roman, 12-го , 13-го , 14-го размера и одинарный или 1,5 интервалы. Абзацный отступ текста документа-1,25 см При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров. При создании документа на 2-х и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются посредине верхнего поля на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа. Допускается создание документов на лицевой и оборотной стороне листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне и правого поля на оборотной стороне должны быть равны.

Реквизиты «получатель»
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например : Минюст России  Департамент информатизации  и научно-технического обеспечения Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа. 

Реквизиты «получатель»
Генеральному директору общества с ограниченной ответственностью "Арго" И.Ю.ОЛЕНЕВУ ________________________ 119678, г. Москва, ул. Мира, д. 6, корп. 1, стр. 3 Иванову Сергею Михайловичу, улица Вятская, дом 12, квартира 5, город Москва, 119115 Проректорам по воспитательной работе вузов города Москвы При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже

Регистрация документа
Обычно на фирменном бланке существует специально отведенная строка для проставления даты написания письма.  Например: ___________№___________ На №__________от ________ Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Дата документа
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например : 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

Заголовок темы письма
Заголовок содержит в себе наименование темы делового письма. Заголовок формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?» и оформляется под реквизитами бланка, слева, от границы левого поля Например: О создании аттестационной комиссии О предоставлении информации О проведении семинара Заголовок к тексту может не составляться, если текст не превышает 4-5 строк

Правила оформления делового письма
письмо должно быть посвящено одному вопросу, в нем могут рассматриваться два и более вопросов, если они взаимосвязаны и по ним будет приниматься одно решение; письмо не должно быть большим по объему (большинство писем - до одной страницы текста и лишь в исключительных случаях, требующих детального описания и анализа, письмо может содержать до 5 страниц текста); на инициативное письмо (просьбу, запрос, требование и др.) должен быть обязательно дан ответ; деловое письмо должно быть составлено грамотно, аккуратно, без исправлений; содержание письма должно излагаться официально-деловым стилем, содержать аргументацию, точные и ясные характеристики и выводы, излагаться кратко и логически последовательно; деловое письмо должно содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

Обращение
В деловых служебных письмах могут использоваться: -вступительное обращение Например: Уважаемый господин Председатель! Уважаемый Николай Николаевич! Уважаемые господин Прохоров! - заключительная этикетная фраза Например: С уважением,… Согласно этикету деловой переписки, допускаются такие варианты обращения: «Уважаемые господа!» – используют, если обращаются к коллективу; «Уважаемая Екатерина Сергеевна!» – используют при налаженных деловых отношениях, такое обращение уменьшает дистанцию между сторонами; «Уважаемый господин Петров!» – используют при официальном обращении к партнеру, когда между сторонами переписки существует дистанция.

Типичные ошибки
Местоимение Вы с прописной буквы Уважаемый Владимир Эдуардович! В ответ на Ваше поручение от 15 января 2015 г. № 01-01-34/4 сообщаем… ______________________________________________________ Местоимение вы со строчной буквы Уважаемые члены комиссии! Мы внимательно рассмотрели ваши выводы и заключения. Благодарим вас за проделанную работу.

Структура текста письма
Преамбула, или вводная часть. В данной части письма объясните причины и цели обращения к адресату. Напомните получателю информацию, непосредственно касающуюся темы письма, это могут быть даты, события, факты, документы. Преамбула письма готовит адресата к информации, изложенной в основной его части. Вводная часть письма может состоять как из одного предложения, так и из нескольких.    Основная часть делового письма по объему может быть разной, в ней излагается суть обращения, ваши аргументы, факты.   Заключение лучше прописать вежливыми фразами

Рекомендации по формулировкам
В целях эффективной реализации государственной культурной политики… В порядке информирования сообщаем. В порядке информирования направляем Вам следующие документы… В соответствии с Вашим поручением от 15 июня 2014 г. № 3-6-37129/5 об участии сотрудников... Во исполнение пункта 5 Протокола оперативного совещания у заместителя руководителя Департамента культуры города Москвы В.Э.Филиппова от 11 апреля 2015 г. № 01-11-1227/5 направляем проект единой повестки московских фестивалей…

Рекомендации по формулировкам
В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 5 августа 2010 г. № 600 "О переносе выходных дней в 2014 году"… В соответствии с Вашим поручением от 30 марта 2015 г. № 01-01-34/4 об организации технической возможности для проведения веб-конференции сообщаем. В дополнение к ранее направленной информации... Взамен ранее направленного Перечня особо ценного имущества... Просим в срок до 13.00 13 января 2016 г. направить информацию по прилагаемой форме на адрес электронной почты: info@m-c-m-c.ru. О своем решении просьба сообщить на адрес электронной почты… или по телефону… куратору проекта Ольге Тагиевой.

Недопустимо употребление
Просторечных и диалектных слов: городок, лавочка, приезжие, хоть и др. Слов с оценочным значением: специалисты высокого класса, худший из предложенных вариантов, достойный выбор, к сожалению и др. Модальных слов: итак, кажется, пожалуй, в самом деле, наверное, разумеется, действительно, следовательно, безусловно, верно, конечно, убедительно, по мнению, во-первых, словом, наконец и др. Фраз с усиленным оттенком вежливости: не откажите в любезности, будем Вам очень признательны, позвольте и др. Выражений побуждения/акцентирования: настоятельно/убедительно просим Вас, ввиду, с учетом вышесказанного и др.

Реквизит «подпись»
Документ оформлен без использования бланка: Директор ГБУК "ММКЦ" М.В.Паладий Директор ГБУК "ММКЦ" М.В.Паладий Документ оформлен с использованием бланка: Директор М.В.Паладий

Реквизит «подпись»
Деловое письмо подписывается руководителем организации, его заместителями или иными должностными лицами, если им это право предоставлено руководителем. Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например: Исполнительный директор  Личная подпись Н.А. Федоров ЗАО «Партнер» При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например: Директор института Личная подпись М.В. Ларин Главный бухгалтер Личная подпись З.В. Марьяш При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

Реквизит «подпись»
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например: Заместитель директора Заместитель директора по научной работе по научной работе Личная подпись ___ К.И. Игнатьев Личная подпись __ Ю.Г. Сиг В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например: Председатель комиссии Личная подпись В.Д. Банасюкевич Члены комиссии Личная подпись А.Н. Сокова Личная подпись А.С. Красавин

Реквизит «адресат» и «исполнитель»
Исполняющему обязанности руководителя Департамента здравоохранения города Москвы Т.Р.МУХТАСАРОВОЙ Заведующему отделом кадров Государственного бюджетного учреждения культуры города Москвы "Центральная универсальная научная библиотека им. Н.А.Некрасова" Л.В.ИВАНОВОЙ В.О.Агафонова (499) 236-00-50

Оформление приложения
Слово "Приложение" пишется с заглавной буквы с абзацем, через один интервал от текста письма. Слово "Приложение" подчеркивается, а после него ставится двоеточие. Если приложения упомянуты в тексте, то отметка об их наличии оформляется по форме: Приложение: на 5 л. в 1 экз. Если приложения не упомянуты в тексте: Приложения: 1. Копия приказа Департамента культуры города Москвы от 28 февраля 2004 г. № 35 на 5 л. в 1 экз. 2. Пояснительная записка к проекту государственного контракта на 4 л. в 1 экз. Приложение: Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти в 1 экз. Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают

Оформление приложения

Оформление приложения

Написание дат
Цифровой способ: 08.02.2019 Словесно-цифровой способ: 8 февраля 2019 г. 8 февраля 2019 г., в феврале 2019 г., во втором квартале 2019 г., в первом полугодии 2019 г. НО: в 2019 году, за 5 месяцев 2019 года, план на 2019 год, с 2005 по 2019 год, в 2013–2019 годах.

Обозначение диапозона значений
На расстоянии 5–6 метров. Длиной от 5 до 18 метров. Начало мероприятия в 17.00. С 17.30 до 19.30 проводится мастер-класс по живописи. Время Мероприятие Место проведения 17.30–19.30 Мастер-класс по живописи г. Москва, ул. 9 Мая, д.8

Склонение названий организаций
Государственное бюджетное учреждение культуры города Москвы "Московский многофункциональный культурный центр" – Государственному бюджетному учреждению культуры города Москвы "Московский многофункциональный культурный центр"; Государственное бюджетное учреждение культуры города Москвы "Дом культуры "Смена" – Государственного бюджетного учреждения культуры города Москвы "Дом культуры "Смена".

Типичные ошибки
Правописание союза ПОЭТОМУ и предлога с местоимением ПО ЭТОМУ ПОЭТОМУ — следовательно, благодаря этому. Отвечает на вопрос "почему?". Сегодня тепло, поэтому (благодаря этому) я пошел на прогулку. ПО ЭТОМУ — синонимично сочетанию "по данному". Можно задать вопрос "по какому?". По этому поводу мне нечего сказать. По данному поводу…

Типичные ошибки
Правописание союзов ТАКЖЕ / ТОЖЕ и местоимения ТО и наречия ТАК с частицей ЖЕ ТАКЖЕ — аналог союза "и", словосочетания "к тому же". Он был грамотным человеком, а также и интеллигентным. ТАК ЖЕ — отвечает на вопрос "какой?", часто идет вместе с "как". Так же, как и я, он был грамотным человеком. ТОЖЕ — аналог союза "и". Союзы также и тоже – синонимы, заменяют друг друга. Чтобы грамотно писать, я тоже учу правила. ТО ЖЕ — отвечает на вопрос "какое?", часто идет вместе с "что". Что бы такого грамотно написать? То же, что и обычно. Частицу же можно опустить!

Типичные ошибки
Предлоги: В течение рабочего дня директор проводит два совещания. И в заключение я скажу, что семинар удался. В продолжение переписки направляю материалы. Существительное с предлогом: В течении горных рек все непредсказуемо. В заключении комиссии найти противоречие. В продолжении книги появились новые герои.

Виды деловых писем
СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО - деловое письмо, используемое для отправки документов (договоров, планов, программ, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части

Виды деловых писем
ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО – деловое письмо, содержащее обязательство или подтверждение.
Оплату гарантируем

Виды деловых писем
ПИСЬМО-ЗАПРОС – деловое письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.

Виды деловых писем
ПИСЬМО-ПРОСЬБА – деловое письмо, цель которого – получение информации, услуг, товаров, инициирование определенных действий, необходимых организации-автору.
Просим Вас

Виды деловых писем
ПИСЬМО-ПРЕДЛОЖЕНИЕ – деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т.п.
Предлагаем Вам

Виды деловых писем
ПИСЬМО-ОТВЕТ – деловое письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос, заявку или предложение.
Ответ в форме отказа

Виды деловых писем
Пример оформления письма-ответа на жалобу

Виды деловых писем
ПИСЬМО-СООБЩЕНИЕ – деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.
Сообщаем

Виды деловых писем
Приглашаем Вас
ПИСЬМО-ПРИГЛАШЕНИЕ - деловое письмо, разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может оформляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде орнамента, рисунков и т. п.

Виды деловых писем
ПИСЬМО-НАПОМИНАНИЕ – деловое письмо, используемое в случаях, когда организация-корреспондент не осуществляет действия, вытекающие из ее функциональных обязанностей или принятых договоренностей. ПИСЬМО-ТРЕБОВАНИЕ - деловое письмо, цель которого - заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей . ИНФОРМАЦИОННОЕ ПИСЬМО - деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера . РЕКЛАМНОЕ ПИСЬМО - деловое письмо, предлагающее товары или услуги, cтимулирующее интерес к товару и желание его приобрести. ПИСЬМО-ЗАПРОС - коммерческий документ, оформляемый как письмо, являющееся обращением покупателя к продавцу (импортера к экспортеру) с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах) или направить предложение на поставку определенной партии товара (оказание определенных услуг). ПРЕДЛОЖЕНИЕ(ОФЕРТА) - письмо, направляемое продавцом (импортером) покупателю (экспортеру) с предложением товаров или услуг и намерением заключить сделку с указанием ее конкретных условий.

Литература:
ГОСТ Р 7.0.97-2016 Басовская Е. Н. О языке служебных документов // Делопроизводство. 1997. № 2/1. Веселое П. В. Аксиомы делового письма. М., 1993. Добсон Э. Как писать деловые письма. Челябинск, 1997. Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства: Учеб. пособие. М.; Новосибирск, 2005. Колтунова М. Д. Деловое письмо. М., 1998. Паневчик В. В. Деловое письмо: Практ. пособие. Минск, 1999. Румынина Л. А. Делопроизводство: Учебник. М., 2000. Русский язык и культура общения для деловых людей / Под ред. О. Б. Сиротинина. М., 1999. Теппор Р. Как овладеть искусством делового письма: 250 писем и записок в помощь менеджеру. М., 1994.