Презентация - Роль секретаря в управленческом процессе

Роль секретаря в управленческом процессе

Общая характеристика профессии
Профессия секретарь появилась в России в 1720 году. Профессия перспективная, востребованная. Имеет смежные специальности: секретарь – референт, менеджер офиса, делопроизводитель.     В настоящее время пишущая машина отошла на задний план, а на смену ей пришел персональный компьютер. Несомненно, работа по печатанию различных документов стала значительно легче. Деятельность секретарей-референтов не сводится только лишь к механическому набиванию текстов. Помимо этого, они должны обладать еще многими умениями. По сути, секретарь референт - это "правая рука" руководителя. Сегодня на секретаре сходятся все внутренние и внешние связи предприятия. Он является связующим звеном между руководителем и сотрудниками, руководителем и его деловыми партнерами.

Содержание труда
- выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы руководителя организации или ее подразделений; - получение для руководителей сведений от работников подразделений, вызов их по его поручениям, организация приема посетителей; - организация телефонных переговоров руководителя; - оформление деловой переписки руководителя, сортировка корреспонденции; - подготовка заседаний или совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке для заседания или совещания и их регистрация); - печатание по указанию руководителя различных материалов, документации и отправление их по адресатам с использованием оргтехники; - стенографирование текстов подготавливаемой руководителем документации, протоколов заседаний с последующей их расшифровкой и печатанием на компьютере;

Условия труда
Секретари работают в нормальных бытовых условиях, хорошо освещенных и вентилируемых помещениях.

Требования профессии к человеку
- высокая помехоустойчивость (способность эффективно работать на фоне помех, не снижая качества); - высокий уровень развития устойчивости, распределения и переключения внимания (способность длительное время сосредотачиваться на одном предмете или действии, удерживать в поле зрения несколько предметов или совершать одновременно несколько действий, быстро переключать свое внимание с одного предмета на другой или с одного вида деятельности на другой); - хорошее развитие мелкой моторики рук (способность быстро и четко выполнять движения с помощью пальцев рук); - умение четко и ясно говорить, правильно строить фразы и произносить слова, умение лаконично (кратко) выражать свои мысли; - высокий уровень развития зрительного восприятия текста (быстрота восприятия); - развития анемических способностей (хорошо развитая кратковременная и долговременная память, способность к механическому и осмысленному запоминанию информации, развитие слуховой и зрительной памяти); - развитие двигательной памяти (способность запоминать движения для каждого пальца обеих рук);

Необходимые личные качества
- эмоциональная устойчивость; - пунктуальность; - аккуратность; - организованность; - ответственность; - доброжелательность; - тактичность; - последовательность в делах; - настойчивость и твердость; - коммуникабельность (общительность); - способность планировать свою работу; - склонность к работе с документами.