Презентация - Искусство управлять временем

Искусство управлять ВРЕМЕНЕМ Автор: к.э.н., доцент Клюева Юлия Семеновна

Список литературы: 1. Калюгина С. Н. Самоменеджмент Электронный ресурс : учебное пособие /С. Н. Рыбина – М.: Директ-Медиа, 2014. – Режим доступа: http :// www . biblioclub . ru /- Университетская библиотека « ONLINE », по паролю. 2. Исаченко И. И. Основы самоменеджмента / И. И. Исаченко. – М.: Инфра-М, 2012. 3. Интернет-ресурсы: Обучение тайм-менеджмент

«Когда Бог создавал время, то создал его достаточно», — гласит старая ирландская пословица. Однако времени постоянно не хватает. Чтобы успевать все, надо научиться УПРАВЛЯТЬ СОБСТВЕННЫМ ВРЕМЕНИ

Планирование собственного дня и ведение ежедневника в сознании большинства людей до сих пор остаются никому не нужной игрой в организованность. Всего лишь десять-пятнадцать минут , потраченные на составление плана рабочего дня, помогут впоследствии сэкономить до нескольких часов.

Я знаю, время растяжимо , Оно зависит от того, Какого рода содержимым Вы наполняете его. С. Маршак

Успешный человек

Тайм-менеджмент — эффективное планирование рабочего времени для достижения целей, нахождение временных ресурсов, расстановка приоритетов и контроль выполнения запланированного. Применение тайм-менеджмента позволяет: больше успевать в единицу времени, эффективно расходовать собственные ресурсы, высвобождать время на общение и отдых.

Тайм-менеджмент помогает научиться тратить время на достижение целей не только в работе, но и в жизни . Инструменты тайм-менеджмента помогают не только спланировать свое время , но и понять, чего в жизни хочется именно Вам , сфокусироваться на главном .

Тайм – менеджмент - это искусство управления временем, а это, в свою очередь, является искусством управления собственной жизнью Разве можно научить жить?

Кто вы – водитель или пассажир?

Цель: освоение навыков управления временем Задачи: научиться работать с целями изучить методы расстановки приоритетов ознакомиться с инструментами планирования выработать привычку управлять временем использовать методы тайм – менеджмента в сфере продаж

Виды тайм – менеджмента: простой системный В основе системного тайм-менеджмента должны лежать глобальные цели , которые можно определить как смысл жизни. Простой тайм-менеджмент помогает постепенно продвигаться к достижению этих целей.

Барьеры для освоение тайм – менеджмента: опасения быть неестественным или слишком напряженным («счастливые часов не наблюдают»), установка на неудачу («это слишком сложно, у меня не получится»), предубеждения («я всегда был неорганизованным, таким и останусь»)

Как настроится на освоение тайм-менеджмента: Самовнушение: «Я правильно и эффективно использую свое время» Визуализация Роль Копирование Стать учителем для других Стать примером для других

Чем бы вы занимались, если бы были финансово обеспеченным человеком?

Цель – это результат деятельности, существующий еще до ее начала в мышлении индивида или группы индивидов. Цель должна быть: Буква Значение Пояснение S Specific (Конкретной) что именно необходимо достигнуть M Measurable (Измеримой) в чем будет измеряться результат A Attainable (Достижимой) за счёт чего планируется достигнуть цели R Relevant (Актуальной) определение истинности цели Т Time-bound ( Ограниченной во времени) Определение временного промежутка по окончанию которого должна быть достигнута

Можно достичь всего, если вы точно знаете, чего вы хотите!!! Рекомендации по определению целей: Мечтайте! (вы можете получить все, о чем пожелаете) 2. Записывайте свои цели на бумаге в настоящем времени (« Я зарабатываю ... руб. в месяц», «Я живу в трехкомнатной квартире») и обязательно переписывайте их 3. Соблюдайте равновесие (три типа целей) 4. Не используйте частицу «не» 5. Цель должна быть экологичной

1. Составьте список из 10 целей на следующий год. Записывайте цели в настоящем времени. 2. Расставьте приоритеты – А,В,С 3. Запишите главную цель на отдельном листе, определите срок её достижения. 4. Составьте план действий по достижению цели. Проранжируйте список дел. 5. Обдумайте, что дополнительно потребуется для выполнения дел. 6. Начните действовать!

2. Умение расставить приоритеты — едва ли не самая важная часть тайм - менеджмента. Если каждому делу придавать статус неотложного и наиважнейшего, ни за что не получится эффективно распланировать свое время. При расстановке приоритетов необходимо: 1. Определить свои ценности в жизни

2. Различать важное и срочное: Важное и срочное (пожар) сделать сразу 2. Важное и несрочное (профилактика) посвятить основное время 3. Неважное и срочное (рутина) делегировать 4. Неважное и несрочное (убийцы времени) отказаться

Группа 1 – это важные и срочные дела. Если их несколько, то можно определить очередность Группа 2 – дела, которые надо бы выполнить Группа 3 – дела, которые неплохо бы выполнить Группа 4 - дела, которые можно делегировать кому-нибудь или вообще не делать. Естественно, выполнение дел необходимо начинать с группы 1.

1. Разобраться на рабочем столе. 2. Подготовиться к завтрашнему зачету. 3. Поиграть с другом в компьютерную игру. 4. Написать реферат, который нужно сдать до конца следующего месяца. 5. Сходить в антикафе. 6. Позаниматься с репетитором по иностранному языку, надо готовиться к экзаменам, которые будут через четыре месяца. 7. Навести порядок в комнате. 8. Позвонить сегодня ключевому клиенту. 9. Закончить работу над отчетом (сдавать через четыре дня). 10. Завтра поздравить маму с днем рождения.

3. Использовать Правило Парето (20/80): пятая часть (20%) от всего количества объектов, с которыми обычно приходится иметь дело, дает примерно 80% результатов этого дела. Вклад остальных 80% составляет только 20% общего результата.

Уделяйте основное время выполнению 20% дел , которые имеют наибольшую ценность, и затягивайте с выполнением 80% дел , не имеющих ценность.

3. Ассортимент инструментов планирования чрезвычайно широк, необходимо выбрать наиболее удобный: ежедневник мобильный телефон компьютер Преимущество: организация рабочего и личного времени Выбор за Вами!

Но записывать свои цели нужно обязательно : неоформленный план планом являться ни в коем случае не может. При этом лучше выбрать один инструмент планирования, иначе есть риск запутаться среди многочисленных записей.

Для планирования можно использовать календарь, в который следует вносить все встречи и совещания, все то, что должно произойти в определенный момент . Для остальных задач эффективно использовать список дел: составьте список дел на год, месяц, неделю, день. Самый важный - план на день. который должен быть всегда у вас перед глазами.

Регулярно работайте с этим списком: пополняйте его новыми задачами в течения дня, расставляйте приоритетность той или иной задачи, удаляйте задачи, которые не представляют важности для вас, адаптируйте свое расписание к изменяющимся обстоятельствам (60:40), выполнив очередную задачу из списка, обязательно вычеркивайте ее .

Это необходимо делать для ощущения удовлетворенности своей работы Значки для статуса дел: Χ СДЕЛАНО ПЕРЕНЕСЕНО ОТМЕНА ДЕЛЕГИРОВАНО В ПРОЦЕССЕ ВАЖНО

1) Собеседование в 14.00. 2) Отдать CD-диск соседу. 3) Пообедать. 4) Почта. Папка «Входящие». 5) Проектная работа. 6) Вопросы по диплому. 7) Договориться о времени консультации с преподавателем. 8) Книга «Думай и богатей» 9) Мобильный. Деньги. 10) Работа, резюме, агентство.

Методы организации дел: Система из 45 папок (для планирования дел на два года вперед): 31 папка нумеруется с 1 по 31 и соответствует дням месяца; 12 папок соответствуют месяцам года; 2 папки соответствуют двум следующим годам.

«красный » - неотложные дела, которые необходимо сделать немедленно «желтый» – срочные дела, которые можно сделать в ближайшие 2-3 дня «зеленый » – несрочные дела Правило светофора:

Этапы создания рабочего места: 1. Очистите свой стол. Оставьте на нем только то, над чем работаете в данный момент. 2. Подготовьте все, что вам понадобится. Организуйте рабочее время до того, как начнете работать. 3. Просматривайте бумаги только один раз. Не берите в руки документ, пока нет времени на соответствующие действия. Если документ в руках – работайте с ним/ делегируйте/выкидывайте/отложите на будущее. 4. В конце рабочего дня - чистый стол.

4. Что касается привычек, то они являются скорее следствием того, что вы освоили искусство тайм-менеджмента. Это будет проявляться в развитом чувстве времени, которое поможет выполнять все свои дела в срок и повысить личную эффективность.

Основные этапы при планировании рабочего дня: 1. Постановка целей: Определение и формирование целей. 2. Планирование и расстановка приоритетов: разработка плана достижения поставленных целей выделение приоритетных задач для выполнения.

Основные этапы при планировании рабочего дня: 3. Реализация: конкретные шаги и действия в соответствии с намеченным планом и порядок достижения цели. 4. Контроль достижения цели и выполнения плана.

Методики повышения продуктивности: Сосредоточьте свои усилия только на тех задачах, которые принесут наилучший результат. Рентабельность Прибыль/Капитал Личная рентабельность доход/энергия 2. Занимайтесь только результативными делами, с более высокой рентабельностью энергии 3. Выполняйте работу, которая приносит наибольшую пользу. Показатель эффективности : руб./час

4. Цельтесь на кита, а не на мелкую рыбешку. 5. Установите срок выполнения для каждой задачи и соблюдайте его. 6. Придерживайтесь заданного ритма. Не спешите выполнять задание в бешеном темпе.

Технологии достижения результатов

Работа с «лягушкой»: «Если с утра съесть лягушку, остаток дня будет чудесным, поскольку самое худшее уже позади» Марк Твен Каждое утро надо расправляться с одним неприятным делом или «съедать лягушку»

Нужно составить список задач и каждый день начинать с одной из них. И постепенно количество «лягушек» в списке сойдет на нет. Кроме того, вы станете более уверенным в себе — если с «лягушкой» справились, то и все остальное окажется по плечу.

Работа со «слоном» Необходимо разделить большое дело (проект) на мелкие части, затем составить план последовательных действий, которые будут приближать Вас к цели .

Правила работы над проектом: Обдумывайте проект с конца – необходимо определить идеальный желаемый результат Приступайте к проекту с самого начала – определите цели и сроки, к которым будете стремиться. Составьте подробный список всех этапов и задач проекта («делим слона на части»). Нарисуйте наглядную схему проекта Соберите команду и распределите обязанности

6. Заранее определите те трудности , которые могут помешать успешному и своевременному выполнению проекта. Всегда имейте запасной вариант. 7. Несите полную ответственность за выполнение тех проектов, которые жизненно важны для вашего будущего успеха и успеха вашей компании.

1) Написать научную статью; 2) Купить сувенир; 3) Написать курсовую работу; 4) Сделать ремонт в своей комнате; 5) Сообщить поставщику о задержке оплаты товара; 6) Оплатить счет за телефонные переговоры; 7) Отсканировать и отправить по электронной почте квитанцию об оплате штрафа; 8) Навести порядок в кладовке; 9) Скопировать рабочие файлы на съемный диск; 10) Разработать проект создания сайта.

Техника «Pomodoro»: - каждый «pomodoro» состоит из 25 минут работы и 5 минут отдыха; - после каждых 4 последовательных «pomodoro» следует 15-20 минутный отдых; - «помидоры» нельзя делить! Никаких прерываний в течении 25 минут; - задачу длиннее 5-7 pomodoro надо разделить на несколько задач; - если задача требует меньше одного pomodoro, то ее надо сгруппировать с другими задачами.

Метод «Швейцарский сыр» Если вы боитесь или не знаете с чего начать новой проект, сделайте лишь небольшую часть работы. Вот и появится первая дырка в вашем «швейцарском сыре». Не стоит продолжительное время планировать новую работу, следует начато с самого простого, в хаотическом порядке. И вы не заметите, что в вашем сыре появляется уже большое количество дырок. выполнять какое-то дело по 15 минут в день

ПРАВИЛО 5-ти МИНУТ: Это хороший способ начать что-то делать, бороться с ленью и повысить мотивацию За 5 минут можно вытерпеть любое действие, которое совсем не хочется делать Всего лишь 5 минут можно уделить занятию спортом, уборке своего дома, чтению книги и т.д. Секрет этого метода в том, что в течение 5 минут появится мотивация продолжать .

Выбор способа планирования рабочего времени и контроля результатов — это всегда процесс творческий , в котором необходимо учитывать конкретные условия и существующие возможности.

Время — это единственный ресурс, который нельзя восполнить, купить или приумножить. Его можно только расходовать и «конвертировать» — в деньги, в карьеру, в общение или во что-то другое. И чтобы делать это максимально эффективно, необходимо владеть навыками тайм-менеджмента.

Поглотители времени

«Убийцы времени» 1. Телефонные звонки. 2. Неожиданные посетители. 3. Совещания. 4. Непредвиденные проблемы. 5. Промедление. 6. Общение и пустые разговоры (75% рабочего дня) 7. Нерешительность 8. Интернет (социальные сети)

Что делать с телефонными звонками? Рекомендации: Во время работы пользуйтесь телефоном только для работы. 2. Отключайте телефон для выполнения важной работы. 3. Указывайте точное время , когда лучше перезвонить . 4. Составьте план разговора заранее. 5. Во время разговора записывайте самое важное в блокнот.

Что делать с посетителями? Определите время для спокойной ра боты, когда вы сможете сконцентрироваться . 2. Подводите беседу к концу. 3. Установите время для посещений . 4. Не тратьте чужое время .

Что делать с совещаниями? 1. Собирайте совещание только в случае необходимости . 2. Составьте повестку дня . 3. Назначьте точное время совещания, начинайте и заканчивайте вовремя , не ждите опоздавших. 4. При обсуждении вопросов используйте Правило Парето (20/80). 5. Составляйте заключение по каждому вопросу. 6. Поручение – исполнитель, сроки. 7. Ведите протокол.

Что делать с непредвиденными проблемами? Подумайте, прежде чем что-то сделать. Делегируйте ответственность. Опишите проблему на бумаге. Соберите все факты. Разработайте стратегию по предотвращению проблемы.

Как справиться с промедлением? Напишите на бумаге каждый свой шаг («разделите слона»). Подготовьте все необходимое . Сделайте первый шаг , пусть и небольшой (начните «с маленького кусочка»). Уделите каждому «кусочку» хотя бы пять минут (одна страница в день и т.д.) «Съешьте лягушку».

6. Думайте о последствиях/награде. 7. Выделите определенное время для работы над каким-либо сложным проектом. 8. Не доводите до совершенства каждую мелочь. 9. Всегда стремитесь завершить дело до конца. 10. Старайтесь «попасть в поток».

5. Использование методов тайм – менеджмента в сфере продаж Главная задача продавца (торгового агента, консультанта) – привлечь и удержать клиента Таким образом, работа с клиентом – это ГЛАВНОЕ, все остальное - второстепенно!

Правило: уделяйте максимум времени общению с наиболее перспективными покупателями! Чем больше клиентов – тем больше успех!

Основные этапы продаж: Поиск клиентов Презентация товара Работа с возражениями Оформление покупки Если нет продаж, то надо искать причину в одном из этих этапов!

1. Используем Правило Парето 20/80 80% времени уделяем поиску клиентов 20% времени – на все остальное 2. Повышаем свое профессиональное мастерство по каждому этапу продаж!

Спасибо за внимание! По материалам сайта , а также книги «Тайм менеджмент по Брайану Трейси»